Manual de instrucciones para un Open Space

Open Space es una modalidad de evento formativo sin agenda que se puede realizar con grupos desde 10 a 2000 participantes (o incluso más) y puede tener una duración entre 8 y 72 horas.

En este tipo de eventos no existen formadores, ni paneles de expertos, ni charlas magistrales, pues la intención es que emerja el conocimiento grupal para dar respuesta a una pregunta que todos están interesados en responder.

Un Lema

El Open Space tratará de resolver una pregunta o una inquietud, formulada en el lema de la(s) jornada(s). Los participantes deben acudir voluntariamente porque se sientan motivados a avanzar sobre las reflexiones que sugiere el lema.

Este lema debe resultar inspirador para que quepan diferentes enfoques y dé pie a avanzar sobre vías de solución alternativas. Por otra parte, debe ser concreto para no llevar a confusiones sobre el trabajo que se realizará.

Resulta necesario aclarar que existe una sutil diferencia entre un tema y un lema. El tema define el contenido y el lema es una frase que sugiere una motivación. Siempre que sea posible, es preferible convocar con un lema.

Un Espacio Abierto

Las necesidades de espacio en un Open Space son muy concretas: necesitaremos una sala lo suficientemente amplia para que todos los asistentes puedan sentarse en uno o varios círculos concéntricos. Una de las paredes de esa sala estará destinada al cuadrante de espacios y contenidos, que se elaborará al principio, durante el mercadillo de ideas. El cuadrante se debe poder ver con claridad desde cualquier parte del círculo.

Además de la sala principal, necesitaremos algunos espacios adicionales para que se desarrollen las sesiones. El número de salas necesarias está en función del número de asistentes. Como mínimo habría que contar con una sala por cada 20-30 participantes, aunque en eventos pequeños el mínimo debería ser de tres. También hay que prever una sala en la que ubicaremos la comida y bebida durante todo el evento.

Cuatro Principios y Una Ley

Todos los grupos, para ser eficaces, necesitan tener claras unas pautas de funcionamiento. En la modalidad Open Space estas pautas son tan sencillas como necesarias.

Los Cuatro Principios

  1. Cualquier persona que llegue es bien recibida: cuando la reunión comienza, las personas que han venido son las apropiadas por cualquier razón que hayan elegido venir.
  2. Lo que suceda es lo único que pudo suceder: es mejor no preocuparse por lo que pudo haber sucedido sino centrarse en lo que está ocurriendo ahora.
  3. Cuando se empieza, se empieza: cualquier hora en que se comience es la hora adecuada, el reloj puede inhibir la creatividad y el aprendizaje.
  4. Cuando se termina, se termina: el proceso colectivo y la creatividad tiene sus propios ritmos, a veces se usa más tiempo o menos del que se esperaba.

Una Ley

La Ley de los Dos Pies consiste en que cualquier persona tiene la libertad de moverse de un grupo a otro en cualquier momento del evento. Si alguien está en un grupo donde no encuentra la posibilidad de aprender o contribuir con algo, es responsable de usar sus dos pies para moverse a otro grupo donde crea que sí lo puede hacer.

Los facilitadores deben asegurarse de que los asistentes han comprendido las implicaciones de estas sencillas normas y, por tanto, han captado la esencia diferencial de un encuentro tipo Open Space.

Abejas y Mariposas

Además, resulta útil recordar la relevancia de dos tipos de roles que surgen cuando se pone en práctica la Ley de los Dos Pies: la abeja y la mariposa, cuya contribución es crucial para el éxito del evento.

La abeja puede que ya no esté interesada en el tema que estaba tratando, o bien le apetece participar en otra reunión simultánea, o puede que le guste ir de grupo en grupo para aportar y aprender. La abeja mueve el aire de las salas por las que circula y poliniza con sus ideas el trabajo de diferentes grupos. Por eso nos gustan las abejas.

La mariposa no está interesada en participar en ninguna de las reuniones que se están desarrollando en un momento dado, puede que necesite estar sola para descansar, o necesite tomarse algo, o charlar informalmente con otras mariposas que se encuentra de forma casual. Muchas veces las conversaciones con mariposas pueden ser tan enriquecedoras como cualquier sesión programada, por lo que es recomendable realizar resúmenes de estas charlas cuando sea posible y aportarlas a las actas finales. Por todos estos motivos nos gustan las mariposas.

La Facilitación

El objetivo del facilitador es velar para que nada interrumpa la dinámica creativa del grupo, por tanto, debemos proteger a éste de intromisiones externas. En esta metodología el facilitador es considerado como alguien externo o, que por tener una posición diferencial dentro del grupo, puede condicionar la dinámica. Por tanto, resulta fundamental que los dinamizadores de un Open Space no participen activamente, sino que se encarguen de la logística, la recogida de conclusiones grupales y de proteger al grupo de intromisiones que puedan ser inhibidoras.

No existirán exigencias de horario hasta el momento del plenario final. Esto quiere decir que debemos reservar un lugar en que esté disponible comida y bebida, no debe existir un horario fijo para la comida porque esto obligaría a cortar la dinámica de los grupos de trabajo. Tampoco controlaremos el cumplimiento de los horarios pactados en el tablón inicial, pues debe ser el grupo quien gestione el tiempo.

En cada sala deberemos disponer de algún refrigerio (café, zumos, refrescos, galletas…) de forma que no sea necesario parar el trabajo grupal para tomar algo.

Cada grupo de trabajo debe elaborar un pequeño resumen de las reflexiones o el debate surgido, para compartirlo con el resto de participantes. La organización se encargará de centralizar los resúmenes en algún soporte al que todos puedan tener acceso. Esta documentación debe estar disponible para los asistentes en el momento de la ronda final.

La Secuencia

El Open Space se inicia en la sala más grande de que dispongamos. En una de las paredes de esa sala estará ubicado el cuadrante de horarios y espacios para las reuniones, aún vacío de contenido. Las sillas deben distribuirse en círculo en torno al cuadrante, si no caben todos los asistentes en un sólo círculo pueden disponerse varios círculos concéntricos de sillas, la única condición es que todo el mundo pueda ver claramente el cuadrante.

Después de la bienvenidas y las presentaciones (que no son obligatorias) tendremos que explicar la dinámica del Open Space para que todos los asistentes comprendan y compartan las normas. Cuando estamos seguros de que se ha entendido las características del evento en que estamos participando, se introduce el tema de la jornada. Esto se puede hacer con una exposición verbal, pero también hemos comprobado la eficacia de utilizar medios audiovisuales, como por ejemplo vídeos motivacionales elaborados “ex profeso” o cualquier otro que se nos ocurra. Cómo realicemos esta introducción estará muy determinado por el tema del evento y el perfil de los participantes.

Lo siguiente es el Mercadillo de Ideas, en el que propondremos construir entre todos el contenido del cuadrante. Dejaremos rotuladores y post-its e invitaremos a que cualquiera que tenga una propuesta para uno de los tracks se levante, lo “venda” al resto de asistentes (explique qué es exactamente lo que quiere tratar y le ponga un nombre) y lo coloque en el horario y la sala de su preferencia. De esta manera se irá completando todo el cuadrante hasta que no haya más propuestas.

El Mercadillo de Ideas es un elemento crucial para el éxito de un Open Space, por lo tanto, el facilitador deberá promover la iniciativa de los asistentes y pasar a un segundo plano. En este momento resulta útil abordar la dinámica grupal como si estuviéramos en una lluvia de ideas: no organizaremos el contenido, no juzgaremos las propuestas, ni cambiaremos cosas de sitio. Eso lo haremos al finalizar el mercadillo.

Una vez que no hay más aportaciones pediremos a los asistentes que organicen las diferentes propuestas. Pueden descartar algunas de ellas, pueden unir varias en el mismo track o bien reformular las que les parezca oportuno. En unos diez minutos debería finalizar esta fase. Es importante que recordemos en este momento que cada grupo de trabajo debe elaborar un resumen del trabajo realizado y pasarlo a los organizadores, que lo compilarán junto con el resto de resúmenes de los otros grupos.

A partir de este momento los facilitadores abandonan el espacio grupal y permiten que el grupo se autoorganice como mejor considere. Puede que se respeten los horarios y los temas de trabajo o puede que no. El mayor reto para los dinamizadores es no interferir en la dinámica de trabajo, porque “lo que ocurra es lo que tenía que ocurrir”. Confiemos en la motivación y la responsabilidad de las personas que participan y volvamos a la hora del plenario final (que deberá estar visible en el cuadrante).

A la hora pactada comenzará el plenario final en el mismo lugar en que realizamos el Mercadillo de Ideas. En esta reunión se compartirán los resúmenes de los grupos de trabajo, se extraerán conclusiones e ideas fuertes que hayan surgido y se realizará una evaluación de la jornada. Resulta útil incidir en aquellas ideas que lleven a la toma de decisiones o a propuestas de continuidad, sobre todo si estamos haciendo un Open Space corporativo.

Y con esto habrá finalizado nuestro evento.

Conclusión

Esta es la esencia de un Open Space, el método que definió un amplio grupo de profesionales en los años 80 y que compiló Harrison Owen en su libro “Open Space Technology: A User’s Guide“.

Se trata de un método que, como el propio Owen afirma: “es muy sencillo de realizar, pero cuesta toda una vida aprender a hacerlo bien”. El Open Space es poderoso porque fomenta la participación horizontal para obtener como resultado unos altos niveles de rendimiento grupal. En los casi treinta años de historia que tiene su puesta en práctica ha demostrado ser eficaz en entornos organizacionales, comunitarios, laborales, interétnicos y otros muchos.

16 pensamientos en “Manual de instrucciones para un Open Space

  1. Pingback: Welcome to Open Space | Reeelab

  2. Fantástica entrada (1/2) de lo que es un Open Space.

    Me ha hecho recordar lo bien que me lo pase el viernes pasado, en el Open Space (OS) que organizasteis en “Madrid International Hub” #AESOpen.

    Fue algo mágico lo que surgió de 10:00 a 19:00, el 8 de marzo. Fue mi primera participación en un OS y si lo tengo que comparar con eventos en formato convencional, mi opinión es: Nunca he aprendido tanto en un evento y además sin terminar agotada, ni saturada de información.

    Chicos, para cuando un Open Space en el País Vasco? Así me devolvéis la visita.

    Hasta pronto.

    Ana

  3. Pingback: La Teoría Española | SaveInformaticOS

  4. Pingback: Qué va a ocurrir el 27 | SaveInformaticOS

  5. Pingback: #AOS2k14: si y no | {francho(lab)}

  6. Pingback: Agile Open Spain 2009 | José Manuel Beas

  7. Pingback: 7 de juny – Vailets HackLab Teachers Day | Vailets HackLab

  8. Pingback: VII Edición de Agile Open Spain, un congreso con formato diferente | Innovasturias - El blog del Club Asturiano de la Innovación

  9. Pingback: Manual de instrucciones para un Open Space | Ne...

  10. Pingback: Cosas que aprendí en el VIII encuentro de AACC: | Multihabitar

  11. Pingback: Educar | CAMECOLE

  12. Pingback: Educar | CAMECOLE

  13. Pingback: NARRACIÓN DIGITAL | Pearltrees

  14. Pingback: NARRACIÓN DIGITAL | Pearltrees

  15. Pingback: NIUCO | Sábado19 #hackeatuescuela #hackeatucole

  16. Pingback: Artículos | Pearltrees

Deja un comentario